PERENCANAAN FASILITAS DAN LUAS LANTAI KANTOR

Jenis Struktur Organisasi : Kelebihan dan Kekurangannya

Terdapat beragam jenis struktur organisasi yang bisa didesain. Tulisan dibawah ini akan menggambarkan beberapa jenis struktur, disertai dengan kekuatan serta keterbatasan dari setiap jenis.

Tipe Struktur Fungsional
Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi/divisi/sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi teknik. Tipe ini memiliki kelebihan seperti berikut.

• Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi
• Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
• Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut:• Lingkungan stabil
• Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
• Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Namun tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :
• Menekankan pada rutinitas tugas — kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
• Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
• Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
• Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi — dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Tipe Output-based Structure
Mendesain struktur berdasar output/produk yang dihasilkan oleh unit/bagian organisasi yang bersangkutan.

Kelebihan
• Mendorong akuntabilitas yang lebih besar terhadap hasil akhir (output yang dihasilkan)
• Memungkinkan terjadinya diversifikasi ketrampilan (cross functional skills)
• Koordinasi antar fungsi didalam tiap posisi menjadi lebih mudah

Relevan untuk Situasi:
• Lingkungan tidak stabil
• Ukuran organisasi relatif besar
• Mengutamakan spesialisasi produk/output dan inovasi

Kekurangan
• Berpeluang menggunakan ketrampilan dan sumber daya secara tidak efisien
• Menuntut adanya ‘multiple role’ pada para karyawan sehingga dapat menimbulkan work stress
• Hanya terpaku pada satu produk tertentu (output)

Tipe Struktur Matriks
Mendesain struktur berdasar kombinasi antara tipe fungsional dan tipe output-based.

Kelebihan
• Mendorong penggunaan orang secara fleksibel
• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya keahlian yang dimiliki
• Menumbuhkan koordinasi dan integrasi yang kohesif

Relevan untuk Situasi:
• Dorongan untuk mendistribusikan dan membagi sumber daya/kapabilitas
• Fokus pada dual perspectives : keahlian fungsional dan keandalan output

Kekurangan
• Berpeluang menumbuhkan role ambiguity
• Tanpa keseimbangan wewenang antara manajer fungsional dengan output-based coordinator, kinerja akan terganggu
• Memberi kesempatan bagi inkonsistensi permintaan antara fungsional dan output-based people.

Process-based Structure
Mendesain struktur berdasar proses inti yang dilakukan oleh organisasi. Tipe ini lebih menekankan pada relasi lateral dibanding relasi vertikal.

Beberapa Ciri Process-based Structure:• Struktur ini didesain berdasar tiga hingga enam core process yang dimiliki oleh suatu unit/sub unit organisasi. Struktur tidak didasarkan pada fungsi ataupun output, tapi pada proses.
• Fokus pada tugas/aktivitas yang menciptakan value. Tugas/aktivitas disimplifikasikan dengan cara mengeliminasi tugas-tugas yang non-esensial dan mengurangi tangga hirarki.
• Dalam tipe ini, tim bersifat fundamental. Tim yang bersifat otonom bertanggungjawab untuk mendesain rencana dan mengeksekusinya hingga tuntas.
• Anggota tim memiliki multiple skills

Kelebihan
• Menumbuhkan efisiensi dan speed dalam penyelesaian tugas/pekerjaan
• Mengurangi garis pemisah antar departemen
• Meningkatkan kemampuan untuk melihat total wok flow
• Mengembangkan keterlibatan karyawan
• Mengurangi cost karena less overhead structure

Relevan untuk Situasi:
• Lingkungan organisasi yang selalu berubah
• Memiliki banyak projek yang tidak bersifat rutin

Kekurangan
• Membutuhkan ketrampilan baru untuk mengelola relasi lateral
• Membuka peluang untuk melakukan duplikasi sumber daya dan menciptakan role ambiguity
• Membutuhkan perubahan command-and-control mindset
• Mungkin membutuhkan waktu lama untuk mengambil keputusan secara tim
• Berpeluang tidak efektif jika prosesnya salah diidentifikasi

Pengertian Struktur Organisasi Serta Empat Elemen Di Dalamnya - Ilmu Pengetahuan Ekonomi Manajemen

. A. Pengertian Arti Definisai Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

B. 4 Elemen Struktur Organisasi

Empat elemen dalam struktur organisasi yaitu :

1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja
2. Adanya standardisasi kegiatan kerja
3. Adanya koordinasi kegiatan kerja
4. Besaran seluruh organisasi.

Luas Lantai Perkantoran

     Yang harus diperhatikan dalam menyusun perkantoran adalah :

•      Departemen yang berhubungan ditempatkan berdekatan satu sama lain.

•      Lebar lororng minimal 0.9 meter.

•      Jenis-jenis pekerjaan yang dilakukan merupakan dasar departementasi.

•      Tiap pekerja membutuhkan kira-kira 4,5 sampai dengan 25 m ^2.

•      Cahaya yang datang dari kiri dan atau belakang lebih baik.

•      Bila pekerja harus duduk saling membelakangi maka harus dipisahkan minimal melebar 1 meter diantara kursi.

Luas Lantai Perkantoran

Dalam perhitungan luas lantai, terlebih dahulu harus diketahui bagian-bagian dari perkantoran dan pelayanan pabrik yaitu:

1.      Bagian umum, merupakan fungsi yang melayani seluruh pabrik, misalnya Tool Room (tempat penyimpanan peralatan), Tool Crib (tempat menyimpan atau memperbaiki peralatan yang rusak), ruang rapat, ruang tunggu, dan sebagainya.

2.      Bagian produksi, merupakan bagian yang melayani organisasi produksi, misalnya Teknik Industri (standar kerja, metoda, material handling, process quality control (receiving, in process, finished good), plan engineering.

3.      Bagian personil, merupakan fungsi yang melayani atau menangani kebutuhan orang, misalnya fasilitas kesehatan, kantin, WC/kamar mandi, daerah rekreasi atau taman, lapangan parkir, telepon umum, dan lain-lain.

4.      Bangunan fisik, merupakan bagian yang berhubungan dengan kebutuhan fasilitas fisik bangunan, peralatan, utilitas, dan sebagainya, misalnya fasilitas pemasaran, pembangkit tenaga, garasi, pemadam kebakarn, bengkel peralatan, dan sebagainya.

Yang harus diperhatikan dalam menyusun perkantoran

1. Departemen yang berhubungan ditempatkan berdekatan satu sama lain
2. Lebar lorong minimal 0,9 meter
3. Jenis-jenis pekerjaan yang dilakukan merupakan dasar departementasi
4. Tiap pekerja membutuhkan kira-kira 4,5 sd 25 m²
5. cahaya yang dating dari kiri dan atau dari belakang lebih baik
6. Bila pekerja harus duduk saling membelakangi maka harus dipisahkan minimal melebar 1 meter diantara kursi.

Persyaratan umum perkantoran

1. Satu kantor yang luas merupakan unit kerja yang lebih efisien daripada sejumlah ruangan-ruangan kecil dengan luas yang sama, karena memudahkan pengawasan, komunikasi bisa lebih lancar, cahaya dan ventilasi bisa lebih baik.
2. Lebar lorong untuk sirkulasi utama 1,5 sd 2,5 m, jika tidak seberapa penting cukup 1 sd 1,5 meter saja
3. Jarak meja dengan kursi minimal 45 cm
4. Jarak antara meja dengan meja atau dengan tembok berkisar antara 60 sd 90 cm
5. Untuk menghindari kebisingan, maka peralatan seperti mesin tik dan mesin stensil sebaiknya diletakkan terpisah.

Ketentuan dalam pemilihan fasilitas pelayanan

Dalam memilih fasilitas pelayanan harus disesuaikan dengan kondisi manajemen perusahaan yang direncanakan. Dalam arti bahwa dalam perusahaan besar jelas memiliki jenis dan ukuran fasilitas yang berbeda dengan perusahaan kecil.

Sebagai gambaran berikut ini disajikan jenis fasilitas pelayanan berikut luasnya:

1.      Ruang rapat / Gedung serbaguna 2.      Ruang tamu 3.      Musholla 4.      Kantin 5.      Balai pengobatan 6.      Lapangan parkir umum perusahaan 7.      Lapangan parkir pabrik 8.      Pos keamanan

8 x 10 m 5 x 6 m 10 x 15 m 10 x 10 m 6 x 5 m 20 x 20 m 20 x 20 m 3 x 3 m

Ketentuan khusus dalam luas lantai kantor

Kondisi ideal untuk perbandingan tenaga kerja tak langsung dengan tenaga kerja langsung berkisar antara 1 : 6 sampai 1 : 10. Untuk ukuran luas lantai pada level organisasi pertama 5 x 5 m, level organisasi kedua 4 x 4 m, level organisasi ketiga 3 x 3 m, level organisasi keempat dibuat dalam satu ruangan dengan luas per orang 2 x 2 m